Pada hari Senin, 15 Mei 2023, Institut Teknologi Batam (ITEBA) mengadakan Rapat Tinjauan Manajemen via Zoom yang melibatkan seluruh Tim Pengelola ITEBA, termasuk Rektor, Wakil Rektor, Dekan, Kaprodi, serta pihak terkait lainnya. Pada kesempatan ini Manajer IT Yayasan Vitka juga terlibat untuk membahas beberapa topik penting.
Salah satu poin yang diperhatikan adalah sistem pengelolaan dokumen akreditasi. ITEBA telah merancang sebuah sistem khusus untuk rapat dan notulen, dengan kriteria borang yang berbeda-beda sesuai aturan yang berlaku. Tugas Kaprodi adalah memasukkan dokumen sesuai kriteria yang ditentukan oleh borang akreditasi. Selain itu, sistem ini memungkinkan admin untuk mengunci data yang sudah diunggah ke sistem, sehingga Kaprodi sebelumnya dapat melihat riwayat dokumen yang ada. Di masa depan, harapannya adalah data dalam sistem akreditasi dapat diekspor secara otomatis.
Rektor ITEBA, Prof. Dr. -Ing. Ir. H. Hairul Abral, menyoroti beberapa poin penting dalam item-item akreditasi, seperti metode rekrutmen dan keketatan seleksi serta tingkat kepuasan pengguna lulusan. Poin-poin tersebut dapat dihubungkan dengan tugas-tugas yang diemban oleh mahasiswa. Hal ini menunjukkan pentingnya menghubungkan pencapaian akademik dengan pengalaman praktis yang relevan.
Selain itu, dalam rapat ini juga dibahas mengenai status mahasiswa. Pihak Akademik telah mengirimkan dokumen terkait status mahasiswa kepada Kaprodi, termasuk mahasiswa yang mengundurkan diri, cuti, belum melakukan KRS, dan kandidat drop out. Data ini didasarkan pada data aktual dari SIAKAD. Dekan dan Kaprodi diminta untuk memastikan kembali keakuratan data tersebut sebelum disampaikan kepada Rektor untuk dibuatkan Keputusan. Menurut peraturan akademik, mahasiswa yang tidak aktif selama 2 semester berturut-turut dianggap mengundurkan diri atau drop out. Sebelum dikeluarkan Surat Keputusan drop out, pihak kampus akan memberikan surat peringatan kepada mahasiswa yang bersangkutan. Kaprodi juga bertugas memantau pembayaran mahasiswa melalui pembimbing akademik, dan memberikan peringatan kepada mahasiswa yang tidak membayar uang kuliah selama 1 bulan atau lebih. Pembimbing akademik juga diharapkan memeriksa data pribadi mahasiswa, terutama nomor telepon yang aktif.
